Como administrador do G Suite, você pode usar o registro de auditoria do Google Drive para coletar e ver uma lista das atividades de usuários de seu domínio. Por exemplo, é possível ver, criar, visualizar, imprimir, atualizar, excluir, fazer o download ou compartilhar conteúdo do Drive. O registro de auditoria do Drive inclui o conteúdo criado pelos usuários do seu domínio no Documentos, no Planilhas, no Apresentações Google e em outros apps do G Suite, além do conteúdo criado em softwares de terceiros e enviado por upload para o Drive, como PDFs e arquivos do Word
Os domínios com qualquer versão do G Suite podem usar a API Activity para acessar os dados básicos dos relatórios do produto de maneira programática, e os domínios com o G Suite Enterprise, G Suite Business ou Drive Enterprise podem usar uma nova API Reports para acessar os dados avançados dos relatórios do G Suite.
IMPORTANTE: os eventos de auditoria do Drive são registrados apenas para os arquivos de usuários com licenças do G Suite Business, G Suite Enterprise ou Drive Enterprise.
Etapa 1: abrir o registro de auditoria do Drive
No Google
Admin Console(em admin.google.com)…
- À esquerda, clique em Auditoria
Drive.Talvez seja preciso rolar para ver "Auditoria".
- Na barra de ferramentas, clique em Selecionar colunas
e escolha os dados que você quer ver no registro. - Veja abaixo como interpretar e personalizar os dados do registro.
Etapa 2: entender os dados do registro de auditoria do Drive
O Google Admin Console baseia os registros de auditoria do Drive nos seguintes dados do usuário:
| Tipo de dado | Descrição | Filtragem no Admin Console |
|---|
| Nome do evento | Ação do usuário, como ver, renomear, criar, editar, visualizar, imprimir, atualizar, excluir, fazer download ou compartilhar um arquivo do Drive. A maioria das ações é registrada imediatamente. Os eventos de visualização no Drive estão sujeitos a atrasos de 12 horas ou mais a partir da hora do evento. Outros eventos, como o upload de um arquivo, são registrados logo após a conclusão. Copiar arquivos Quando você copia arquivos, a ação registrada depende do tipo de arquivo: - Documentos, Planilhas ou Apresentações: as ações "Criar" e "Editar" são registradas para o novo arquivo.
- Microsoft® Office® e arquivos em formatos que não são do Google: um evento "Criar" é registrado para o novo arquivo.
Se o usuário utilizar o item de menu “Fazer uma cópia” no Documentos, no Planilhas ou no Apresentações, um evento de visualização também será registrado para o novo arquivo porque ele será exibido para o usuário. Arquivos do drive compartilhadoA visualização da Lixeira e a alteração do tema em um drive compartilhado não são registradas. Imprimir arquivosOs eventos de impressão não são gravados nos formatos de arquivo do Google (Documentos, Planilhas, Apresentações, Desenhos e Formulários). Eles podem ser registrados como "Eventos de download ao imprimir arquivos" com o app Drive nos dispositivos Apple® iOS® ou Android. Fazer o download de arquivosOs downloads das seguintes origens não são registrados: - Downloads do Google Takeout
- Downloads para caches de navegador off-line
- Fotos sincronizadas com o Google Fotos, transferidas por download do Google Fotos ou visualizadas no Google Fotos
- Itens do Drive enviados por e-mail como anexos e acessados por download no cliente de e-mail do destinatário
Ver arquivosA visualização de arquivos usando os parâmetros "/htmlview URL" não é registrada. Publicar arquivosA publicação na Web de arquivos do Documentos, Planinhas, Apresentações e Formulários Google não é registrada. Usuários anônimosApenas as seguintes ações são registradas para usuários anônimos (não conectados a uma Conta do Google) que estão visualizando um arquivo de link compartilhado: - Visualização ou edição de arquivos no Documentos, Planilhas, Apresentações, Desenhos e Formulários. As visualizações de outros tipos de arquivo no Google Drive não são registradas.
Sincronizar clientesEventos de download são registrados quando ocorre a cópia de arquivos entre o Drive e um dispositivo local usando o Drive File Stream ou o Backup e sincronização. | Filtrável |
| Descrição do evento | Resumo do evento, como "Pedro criou um item" | Não filtrável |
| Tipo de item | Formato de arquivo da atividade, como Documentos, Planilhas, Apresentações Google, JPEG, PDF, PNG, MP4, Microsoft® Word®, Excel®, PowerPoint®, txt, HTML, áudio MPEG, vídeo QuickTime®, pasta ou drives compartilhados. | Filtrável |
| Código de item | Identificador exclusivo de item do Drive associado à atividade, conforme armazenado no link do URL do arquivo. | Filtrável |
| Visibilidade | Visibilidade do item do Drive associado à atividade. | Filtrável |
| Visibilidade anterior | Visibilidade do item do Drive antes da atividade. | Filtrável |
| Usuário | Endereço de e-mail principal do usuário que fez a atividade. Os usuários fora do domínio que iniciam eventos são mostrados como anônimos, exceto quando visualizam ou editam um documento explicitamente compartilhado com eles (como um indivíduo ou parte de um grupo específico). | Filtrável; também funciona se apenas o nome do domínio for digitado |
| Proprietário | Usuário que é o proprietário do arquivo | Filtrável |
| Intervalo de data e hora | Data e hora do evento (exibidas no fuso horário padrão do navegador). Observação: a maioria dos eventos é registrada logo após a conclusão. Em alguns casos, como em uploads grandes, isso pode demorar um pouco. | Filtrável |
| Endereço IP | Endereço no qual o usuário executou a atividade, que pode refletir a localização física do usuário, mas também pode ser o endereço de um servidor proxy ou de uma VPN (Rede privada virtual). Nenhum endereço IP é registrado para eventos: - iniciados por usuários externos;
- de serviços que não registram o endereço IP nas solicitações;
- relacionados à renomeação ou à exclusão de um drive compartilhado.
| Não filtrável |
| Faturável | (Somente no Drive Enterprise) Mostra se a ação do usuário é uma atividade cobrada. | Não filtrável |
Quando um usuário no seu domínio compartilha um arquivo, um evento "Alteração nas permissões de compartilhamento do usuário" é adicionado ao registro de auditoria.
Para ver os arquivos compartilhados com usuários fora de um domínio, em Visibilidade, selecione Compartilhado externamente.
- Se você compartilhar um arquivo com uma pessoa fora do seu domínio que não tenha uma Conta do Google, o convidado precisará criar uma Conta do Google para compartilhar o arquivo. O evento de alteração de permissões de compartilhamento não aparecerá no registro de auditoria até que o convidado crie uma conta e abra o arquivo.
- Se você desativar o compartilhamento externo e um usuário compartilhar um recurso com um grupo que permita usuários externos, os dados serão marcados como "Compartilhados externamente" no registro. No entanto, os usuários externos no grupo não terão acesso ao recurso compartilhado, e você verá isso mesmo que o grupo não tenha usuários externos.
Etapa 3: personalizar e exportar os dados do registro de auditoria
Filtrar os dados do registro de auditoria por usuário ou atividade
Você pode restringir o registro de auditoria para mostrar eventos ou usuários específicos. Por exemplo, encontre todos os eventos de registro de quando os usuários atualizaram ou excluíram um arquivo do Drive ou encontre toda a atividade do Planilhas de um determinado usuário.
- Abra o registro de auditoria do Drive como mostrado acima.
- Se você não encontrar a seção Filtros, clique em Filtrar
. - Digite ou selecione os critérios do filtro. Você pode filtrar qualquer combinação dos dados exibidos no registro. Também é possível filtrar a "Mudança na visibilidade do item": "Externo", "Interno" ou "Nenhum".
- Clique em Pesquisar.
Filtrar por unidade organizacional
Você pode filtrar por unidade organizacional para comparar as estatísticas das organizações filhas em um domínio.
- Abra seu relatório conforme mostrado acima.
- À esquerda, em Filtros, selecione uma unidade organizacional na lista.
Só é possível filtrar a hierarquia da organização atual, mesmo ao pesquisar dados mais antigos. Os dados anteriores a 20 de dezembro de 2018 não aparecerão nos resultados filtrados.
Exportar os dados do registro de auditoria
Você pode exportar os dados do registro de auditoria para o Planilhas Google ou fazer o download desses dados em um arquivo CSV.
- Abra o registro de auditoria como mostrado acima.
- (Opcional) Para alterar os dados que serão exportados:
- Na barra de ferramentas, clique em Selecionar colunas
. - Marque a caixa ao lado dos dados que serão exportados e clique em Aplicar.
- Na barra de ferramentas, clique em Fazer download
.
Você pode exportar até 210.000 células. O número máximo de linhas depende do número de colunas selecionado. Os registros de auditoria no Planilhas estão limitados a 10.000 linhas, e as exportações de arquivos CSV podem incluir até 500.000 linhas.
Quando os dados que eu estou vendo foram disponibilizados?
Veja mais detalhes sobre a data exata de disponibilização dos dados e o tempo de retenção em Períodos de atraso e retenção de dados.
Etapa 4: configurar alertas por e-mail
Você pode configurar alertas para rastrear facilmente atividades específicas do Drive. Por exemplo, receba um alerta sempre que alguém criar ou excluir um documento.
- Abra o registro de auditoria do Drive como mostrado acima.
- Se você não encontrar a seção Filtros, clique em Filtrar
. - Digite ou selecione os critérios do filtro. Para configurar um alerta, você pode filtrar qualquer combinação dos dados exibidos no registro, exceto a data e o período.
- Clique em Definir alerta.
- Na caixa Definir alerta: Drive, digite um nome para o alerta.
- Marque a caixa para enviar o alerta para sua conta de superusuário.
- Digite os endereços de e-mail dos outros destinatários do alerta.
- Clique em Salvar.
Para editar seus alertas personalizados, consulte Alertas por e-mail do administrador.
Para mais informações acesse: https://support.google.com/a/answer/4579696?hl=pt&ref_topic=9027054.